Chuyển văn phòng không chỉ đơn giản là đưa bàn ghế, hồ sơ và thiết bị từ địa điểm cũ sang nơi làm việc mới. Nếu tự sắp xếp, doanh nghiệp còn phải tính toán phương tiện, nhân lực, thời gian bốc dỡ và cách bảo quản tài sản trong suốt quá trình vận chuyển.

Vậy nên vận chuyển văn phòng bằng xe tải là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp cân nhắc khi cần di dời nhanh, gọn và hạn chế ảnh hưởng đến công việc. Trường hợp nào nên thuê xe tải, khi nào cần dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói? Beevo sẽ giúp bạn làm rõ qua những thông tin dưới đây.

Nhược điểm khi tự chuyển văn phòng không dùng xe tải

Tự chuyển văn phòng bằng xe máy hoặc phương tiện nhỏ có thể tiết kiệm chi phí thuê xe ban đầu, nhưng lại phát sinh nhiều bất tiện trong quá trình di dời. Ba vấn đề dễ gặp nhất gồm:

1. Dễ hư hỏng, thất lạc thiết bị: Máy tính, máy in, server và các thiết bị điện tử cần được đóng gói, cố định cẩn thận. Vận chuyển bằng phương tiện không phù hợp làm tăng nguy cơ va đập, trầy xước, rơi vỡ hoặc thất lạc phụ kiện, dây cáp.
2. Mất nhiều thời gian, ảnh hưởng công việc: Phương tiện nhỏ không thể chở nhiều đồ trong một lần nên nhân viên phải di chuyển nhiều chuyến. Việc này kéo dài thời gian chuyển dọn và có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Tốn sức nhân viên, ảnh hưởng tinh thần làm việc: Nhân viên phải tự đóng gói, khiêng vác, vận chuyển và sắp xếp đồ đạc thay vì tập trung vào công việc chuyên môn. Nếu quá trình kéo dài, sự mệt mỏi cũng dễ ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất làm việc.

Phương tiện nhỏ không thể chở nhiều đồ trong một lần nên nhân viên phải di chuyển nhiều chuyến.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê xe chuyển văn phòng?

Doanh nghiệp nên thuê xe chuyển văn phòng khi có khối lượng tài sản lớn, nhiều bàn ghế, tủ hồ sơ, máy móc cồng kềnh hoặc thiết bị chuyên dụng cần di dời cùng lúc. Phương án này cũng phù hợp với những trường hợp chuyển văn phòng sang quận, huyện khác hoặc đi liên tỉnh, khi quãng đường xa khiến việc vận chuyển bằng xe máy hay phương tiện cá nhân mất nhiều thời gian.

Nếu cần bàn giao mặt bằng cũ đúng hạn và nhanh chóng đưa văn phòng mới vào hoạt động, xe tải giúp giảm số chuyến và rút ngắn thời gian di chuyển. Ngoài ra, với hồ sơ, tài liệu quan trọng, máy tính, máy in hoặc các thiết bị dễ vỡ, việc sử dụng phương tiện phù hợp sẽ thuận tiện hơn trong khâu sắp xếp, cố định và bảo vệ tài sản trong suốt quá trình vận chuyển.

Các loại xe tải chuyển văn phòng phổ biến hiện nay

Tùy số lượng tài sản, quy mô nhân sự và quãng đường di chuyển, doanh nghiệp có thể chọn phương tiện có tải trọng khác nhau thay vì sử dụng một loại xe cho mọi trường hợp. Với nhu cầu chuyển văn phòng, các nhóm xe phổ biến gồm:

Xe tải 500kg – 1 tấn

Đây là lựa chọn phù hợp với văn phòng nhỏ, startup dưới khoảng 10 nhân sự hoặc nơi có ít bàn ghế, hồ sơ và thiết bị cần di dời. Kích thước xe gọn, thuận tiện khi lấy hàng tại những tuyến đường đô thị hoặc địa điểm có không gian tiếp cận hạn chế.

Nếu tài sản không quá nhiều, sử dụng xe tải 500kg – 1 tấn có thể giúp doanh nghiệp chủ động số lượng chuyến theo thực tế, tránh phải thuê phương tiện có tải trọng lớn hơn nhu cầu.

Taxi tải 500kg – 1 tấn

Xe tải 1,25 tấn – 2,5 tấn

Nhóm xe này phù hợp hơn với văn phòng quy mô vừa, khoảng 10 – 30 nhân sự, khi lượng bàn ghế, tủ tài liệu, máy tính và thiết bị cần vận chuyển nhiều hơn. Không gian thùng rộng hơn giúp sắp xếp được nhiều tài sản trong mỗi chuyến, từ đó hạn chế việc phải di chuyển nhiều lần.

Tùy đặc điểm hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn thùng kín hoặc thùng mui bạt. Thùng kín phù hợp khi cần hạn chế tác động của thời tiết và bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển; trong khi thùng mui bạt mang lại sự linh hoạt khi xếp dỡ các vật dụng có kích thước khác nhau.

Taxi tải 1,5 tấn

Taxi tải chuyển văn phòng

Taxi tải là phương án linh hoạt cho nhu cầu di dời trong khu vực đô thị, đặc biệt khi doanh nghiệp cần vận chuyển theo từng chuyến và chủ động thời gian nhận hàng. Tùy tuyến đường và quy định tại từng khu vực, xe có thể áp dụng phương án hạ tải hoặc đáp ứng yêu cầu cấp phép để lưu thông vào những tuyến đường, khung giờ phù hợp.

Với doanh nghiệp cần chuyển một lượng đồ vừa phải, muốn kiểm soát số chuyến và không nhất thiết sử dụng dịch vụ trọn gói, taxi tải chở hàng có thể là lựa chọn đáng cân nhắc. Tuy tải trọng xe vẫn cần được xác định dựa trên tổng khối lượng, kích thước và đặc điểm tài sản thực tế để tránh thiếu chỗ hoặc phải phát sinh thêm chuyến.

Taxi tải chuyển văn phòng.

Quy trình đặt xe tải chuyển văn phòng tối ưu thời gian

Bước 1: Kiểm kê đồ đạc cần vận chuyển

Trước khi đặt xe, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính, máy in, thiết bị văn phòng và các vật dụng cần di dời. Việc xác định tương đối số lượng, kích thước và khối lượng đồ đạc giúp lựa chọn tải trọng xe phù hợp, hạn chế tình trạng thiếu chỗ hoặc phải chia thành nhiều chuyến.

Bước 2: Liên hệ tư vấn và nhận báo giá

Sau khi có thông tin cơ bản về lượng tài sản, doanh nghiệp liên hệ 0988 16 7770 để được tư vấn phương án vận chuyển phù hợp và báo giá theo nhu cầu thực tế. Những yếu tố như số lượng đồ đạc, loại xe, quãng đường và yêu cầu bốc xếp có thể được trao đổi trước để thống nhất kế hoạch và chi phí.

Bước 3: Đóng gói, phân loại và dán nhãn

Trước thời điểm xe đến, các vật dụng nên được đóng gói và phân loại theo từng nhóm hoặc từng khu vực sử dụng. Hồ sơ, thiết bị điện tử, đồ dễ vỡ cần được bao bọc và cố định cẩn thận; thùng hàng nên dán nhãn để dễ nhận biết, hạn chế thất lạc và thuận tiện khi sắp xếp tại văn phòng mới.

Bước 4: Giám sát bốc xếp, vận chuyển và nghiệm thu

Khi xe đến, doanh nghiệp nên kiểm tra lại số lượng tài sản trước khi bốc xếp và theo dõi quá trình đưa đồ lên xe. Sau khi hoàn tất vận chuyển, đối chiếu tài sản với danh sách đã kiểm kê, kiểm tra tình trạng đồ đạc và nghiệm thu trước khi kết thúc quá trình chuyển văn phòng.

Quy trình đặt xe tải chuyển văn phòng tối ưu thời gian

Trên đây là những chia sẻ thực tế giúp bạn biết chính xác khi nào nên chọn giải pháp taxi tải chuyển văn phòng để tiết kiệm công sức và thời gian cho nhân sự. Một kế hoạch di chuyển chu đáo bắt đầu từ việc chọn đúng phương tiện vận chuyển.