Chuyển văn phòng không đơn giản là đưa bàn ghế và thiết bị từ địa chỉ cũ sang nơi mới. Chỉ một khâu đóng gói thiếu cẩn thận, một thùng hồ sơ đặt sai vị trí hay vài giờ xử lý hệ thống máy tính không đúng kế hoạch cũng có thể làm gián đoạn công việc của cả doanh nghiệp.

Beevo cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, đảm nhận xuyên suốt từ khâu chuẩn bị, phân loại, đóng gói, tháo lắp, vận chuyển đến sắp xếp tại địa điểm mới, giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch di dời và sớm ổn định hoạt động sau khi chuyển.

Checklist chuẩn bị trước khi dọn văn phòng trọn gói

Trước ngày chuyển văn phòng, doanh nghiệp nên chuẩn bị một checklist ngắn để kiểm soát tài sản, hồ sơ, nhân sự và thời gian thực hiện. Các hạng mục quan trọng gồm:

1. Xác nhận ngày giờ chuyển: Ưu tiên thời gian ít ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, có thể chọn buổi tối hoặc cuối tuần nếu cần.
2. Kiểm kê tài sản: Lập danh sách bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính, máy in, thiết bị điện tử và các đồ dùng cần di dời.
   Phân loại hồ sơ: Chia tài liệu theo phòng ban, đóng thùng, dán nhãn hoặc đánh mã để dễ kiểm tra và sắp xếp lại.
3. Chuẩn bị thiết bị điện tử: Kiểm tra máy tính, thiết bị mạng; đánh dấu dây điện, dây mạng và phụ kiện trước khi tháo.
4. Xác định đồ cần tháo lắp: Thống kê bàn ghế, tủ, máy lạnh hoặc thiết bị cần kỹ thuật xử lý riêng.
5. Kiểm tra điều kiện vận chuyển: Xác định thang máy, cầu thang bộ, tầng hầm, hẻm nhỏ và vị trí đậu xe tại cả hai văn phòng.
6. Chọn xe và nhân công phù hợp: Dựa trên số lượng, kích thước tài sản và quãng đường để xác định tải trọng xe cùng số người bốc xếp.
7. Thống nhất báo giá và hợp đồng: Kiểm tra rõ các khoản đóng gói, tháo lắp, bốc xếp, vận chuyển và những chi phí có thể phát sinh.
8. Chuẩn bị sơ đồ văn phòng mới: Xác định trước vị trí bàn ghế, tủ hồ sơ và thiết bị để nhân viên đưa đồ vào đúng khu vực.
9. Cử người phụ trách: Có một nhân sự đại diện kiểm tra tài sản, hướng dẫn vị trí sắp xếp và nghiệm thu sau khi hoàn tất.

Ngoài ra sau cùng trước khi xe xuất phát hồ sơ đã đóng gói và đánh dấu, thiết bị đã được kiểm tra, tài sản đã kiểm kê, đồ cần tháo lắp đã xác định, phương án xe và nhân công đã chốt, báo giá/hợp đồng đã thống nhất.

Checklist chuẩn bị trước khi dọn văn phòng trọn gói

Quy trình chuyển văn phòng trọn gói chuẩn 6 bước

Một quy trình chuyển văn phòng trọn gói cần kiểm soát đồng thời tài sản, hồ sơ, thiết bị, nhân sự, phương tiện và tiến độ bàn giao. Beevo triển khai quy trình theo 6 bước, từ khảo sát hiện trạng đến nghiệm thu và hỗ trợ sau khi hoàn tất.

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu và khảo sát văn phòng

Doanh nghiệp liên hệ 0988 16 7770 để cung cấp các thông tin cơ bản như địa chỉ văn phòng cũ, địa chỉ mới, quy mô, số lượng tài sản và thời gian dự kiến chuyển.

Sau đó, nhân viên khảo sát thực tế để xác định:

• Khối lượng bàn ghế, tủ hồ sơ, thiết bị và tài liệu cần vận chuyển.
• Số lượng máy tính, máy in và thiết bị điện tử.
• Nội thất hoặc thiết bị cần tháo lắp.
• Điều kiện vận chuyển tại hai địa điểm.
• Khoảng cách di chuyển và tuyến đường.
• Nhu cầu xe tải và nhân công bốc xếp.

Từ kết quả khảo sát, đơn vị vận chuyển đề xuất phương án phù hợp với khối lượng thực tế thay vì chỉ tính giá dựa trên diện tích văn phòng.

Tiếp nhận nhu cầu và khảo sát văn phòng

Bước 2: Lập phương án và báo giá, ký hợp đồng

Sau khảo sát, hai bên thống nhất phạm vi công việc và phương án thực hiện. Báo giá cần thể hiện rõ những hạng mục doanh nghiệp sử dụng như đóng gói, tháo dỡ, bốc xếp, thuê xe, vận chuyển, lắp đặt và sắp xếp tại văn phòng mới.

Những khoản có thể tính riêng như tháo – ráp máy lạnh, chuyển bằng cầu thang bộ, kéo đồ vào tầng hầm hoặc hẻm nhỏ cũng cần được xác định trước.

Khi các nội dung đã thống nhất, hai bên tiến hành ký hợp đồng, trong đó ghi rõ chi phí, thời gian thực hiện, phạm vi công việc và các điều khoản liên quan đến tài sản.

Bước 3: Phân loại, đóng gói và tháo dỡ

Trước khi vận chuyển, nhân viên tiến hành phân loại tài sản theo từng nhóm hoặc phòng ban. Hồ sơ, tài liệu được đóng thùng và dán nhãn; máy tính, thiết bị điện tử được bọc vật liệu chống sốc; bàn ghế và nội thất cần tháo rời sẽ được xử lý theo phương án đã thống nhất.

Các loại vật tư có thể sử dụng gồm thùng carton, màng PE, xốp nổ và băng keo. Với hệ thống máy tính, dây điện và dây mạng nên được đánh dấu để thuận tiện khi lắp đặt lại. Những tài sản quan trọng có thể được kiểm tra và đối chiếu trước khi đưa lên xe.

Phân loại, đóng gói và tháo dỡ.

Bước 4: Bốc xếp và vận chuyển đến địa điểm mới

Sau khi hoàn tất đóng gói, tài sản được tập kết và bốc xếp lên xe tải phù hợp với khối lượng hàng hóa. Beevo cung cấp nhiều tải trọng từ 500kg, 750kg, 1,5 tấn, 1,9 tấn, 2 tấn đến 3,5 tấn và 5 tấn.

Đồ đạc được sắp xếp hợp lý trong thùng xe nhằm hạn chế va chạm trong quá trình di chuyển. Khi đến địa chỉ mới, nhân viên tiếp tục bốc dỡ và đưa tài sản vào từng khu vực theo sơ đồ đã thống nhất.

Với những văn phòng nằm trong hẻm nhỏ, tầng cao hoặc tầng hầm, phương án bốc xếp cần được thực hiện theo điều kiện thực tế đã khảo sát từ đầu.

Bước 5: Lắp đặt và sắp xếp tại văn phòng mới

Sau khi đưa tài sản vào đúng khu vực, nhân viên tiến hành lắp lại bàn ghế, tủ và các hạng mục nội thất đã tháo dỡ. Thiết bị làm việc được bố trí theo sơ đồ của doanh nghiệp. Máy tính, thiết bị điện tử và các phụ kiện được sắp xếp lại theo từng vị trí; dây điện, dây mạng đã đánh dấu trước đó được kết nối lại để thuận tiện kiểm tra.

Đối với những hạng mục cần kỹ thuật riêng như máy lạnh hoặc nội thất đặc thù, việc tháo – lắp được thực hiện theo phạm vi đã thống nhất trong báo giá và hợp đồng.

Lắp đặt và sắp xếp tại văn phòng mới.

Bước 6: Kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao

Đây là bước cuối để doanh nghiệp kiểm tra toàn bộ tài sản và khối lượng công việc đã thực hiện.

Người phụ trách của doanh nghiệp đối chiếu:

• Số lượng thùng hồ sơ và tài liệu.
• Bàn ghế, tủ và nội thất.
• Máy tính, máy in và thiết bị điện tử.
• Các hạng mục đã tháo lắp.
• Vị trí sắp xếp tại văn phòng mới.
• Những nội dung khác được ghi trong hợp đồng.

Nếu các hạng mục đã hoàn tất theo thỏa thuận, hai bên tiến hành nghiệm thu và thanh toán. Các vấn đề liên quan đến hư hỏng, thiếu hụt hoặc phạm vi công việc nếu có cần được ghi nhận và xử lý theo điều khoản hợp đồng.

Sau bàn giao, chúng tôi tiếp tục hỗ trợ khách hàng theo chính sách dịch vụ đã thống nhất.

Bảng giá dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói

Lưu ý: Bảng trên là giá xe tham khảo, chưa bao gồm VAT. Đơn giá thực tế có thể thay đổi tùy quãng đường, thời gian chờ, điều kiện lấy/trả hàng và khối lượng tài sản cần vận chuyển.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chuyển văn phòng vào buổi tối hoặc cuối tuần có phát sinh chi phí không?

Theo chính sách được cung cấp, Beevo hỗ trợ chuyển văn phòng 24/7, bao gồm buổi tối, cuối tuần và ngày lễ mà không tính phụ phí theo thời gian. Tuy nhiên, tổng chi phí vẫn phụ thuộc vào các hạng mục thực tế như loại xe, quãng đường, nhân công, thời gian chờ và điều kiện vận chuyển.

Doanh nghiệp cần tự đóng gói những gì trước khi đơn vị vận chuyển đến?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự đóng gói toàn bộ tài sản nếu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Đơn vị vận chuyển có thể thực hiện phân loại, đóng gói và bảo vệ tài sản bằng thùng carton, PE, màng xốp/bubble wrap và băng keo theo nhu cầu.

Thời gian hoàn tất một dự án chuyển đồ văn phòng trọn gói thường mất bao lâu?

Không có một thời gian cố định cho mọi dự án. Thời gian hoàn tất phụ thuộc vào khối lượng tài sản, số lượng nhân công, yêu cầu đóng gói – tháo dỡ, quãng đường vận chuyển và điều kiện tại hai địa điểm.